CARA MEMBUAT MAIL MERGE MS WORD 2007

Pernahkah kawan-kawan dengar MAIL MERGE? Seringkali kita menghadapi kesukaran apabila terpaksa menghantar surat panggilan mesyuarat kepada bilangan penerima yang ramai...melalui penggunaan mail merge kita tak perlulah menaip bilangan surat yang banyak kepada penerima-penerima tersebut sebaliknya kita perlu taip satu surat panggilan (dokumen) dan mewujudkan satu pengkalan data (iaitu alamat-alamat penerima surat tersebut). Secara ringkasnya MAIL MERGE menggabungkan maklumat didalam pangkalan data ke sesebuah dokumen di dalam MS WORD. Mail merge boleh menghasilkan sesebuah dokumen yang akan disebarkan kepada seberapa ramai penerima dalam bentuk surat, sampul surat, keputusan sesuatu peperiksaan, ujian dan lain-lain.

Berikut merupakan langkah-langkah untuk membuat MAIL MERGE:

1. Sediakan dokumen yang ingin dijadikan mail merge. Klik menu Mailings.

2. Klik Start Mail Merge.

3. Klik Select Recipients dan pilih Use Existing List ... (Di sini anda boleh memilih pangkalan data di direktori mana ianya disimpan di komputer anda)

4. Pilih fail data dari folder/direktori di mana anda simpan data berkenaan dan klik
butang Open.

5. Klik pada Edit Recipient List dan klik OK. Diperingkat ini anda boleh membuat pilihan siapakah yang sepatutnya akan dimasukkan ke dalam senarai yang akan dicetak.

6. Letakkan kursur dilokasi di mana data berkenaan akan dipaparkan. Klik Insert Merge Field. Klik butang Insert.

7. Pilihlah Field yang diperlukan dan klik Insert. Lakukan langkah ini sehingga ke semua field yang diperlukan telah dimasukkan ke dokumen anda.
8. Setelah selesai, klik butang Close
9. Anda boleh prebiu data yang akan digabungkan ke dokumen anda dengan melihat di Preview Result.Ini penting untuk memastikan kedudukan data bertepatan dengan lokasi di mana sepatutnya data berkenaan berada.

10. Klik Finish & Merge

11. Edit Individual Document dan klik butang OK untuk pengesahan.

12. Merge Records - All - OK
Anda juga boleh membuat pengesahan mengikut pilihan data yang anda mahukan
diruang From – To. Anda akan dipaparkan dengan surat-surat yang mengandungi semua nama penerima yang ada di dalam senarai. Anda boleh terus cetak atau simpan sebagai dokumen.

SELAMAT MENCUBA yaaa....